¿Que es una PMO?
Todas las PMO son diferentes y su implementación depende de varios factores internos de la empresa como lo es su madurez, su estructura, la industria, los tipos de proyectos que administra, el lugar de ejecución, y un conjunto de características que hace que la PMO se adapte a las necesidades de la organización para entregar el mayor valor.
Dependiendo de la necesidad de las organizaciones pueden cumplir funciones de generar procedimientos, estándares, monitoreo, centro de excelencia y cualquier otra actividad que apoye la gestión de proyectos.
PMO significa oficina de gestión de proyectos (Project Management Office), y es una estructura organizacional, es decir, un área compuesta por colaboradores cuyo objetivo principal es velar por la correcta ejecución de los proyectos de una empresa y al mismo tiempo garantizar que estos proyectos estén conectados con la estrategia organizacional. La PMO hace parte de la evolución de las organizaciones maduras en donde es de vital importancia implementar mejores prácticas para garantizar la consecución de los objetivos estratégicos y hacer que todos los elementos funcionen uniformemente para hacer a las empresas más competitivas y generar un mejor servicios para sus clientes.
Beneficios de una PMO
- Eficiencia en la entrega de los proyectos: Al aplicar mejores prácticas en la ejecución de proyectos y planificación, y con un seguimiento de parte de la PMO se mejora la gestión de los proyectos.
- Alineamiento con la estrategia de la organización: Los objetivos nacen de la necesidad de alcanzar los objetivos estratégicos de la organización ya sean comerciales, operativos, técnicos, etc. la PMO se asegura de todos los proyectos estén asociados a los objetivos y que generen el mayor valor posible.
- Aumento de la satisfacción de los clientes: El cliente interno (interesados en los proyectos) obtienen una mejor retroalimentación sobre la ejecución de los proyectos por lo cual mejora la disposición y esto conlleva a una sinergia en el trabajo.
- Mejora en la agilidad de la empresa: Mejora en la respuesta de los equipos de trabajo por la mejor administración de los recursos.
- Transparencia en la información: Con la PMO la información de los proyectos está consolidada y contiene indicadores reales que permiten establecer la salud de todos los proyectos.
- Mejora en la disciplina interna: Con la PMO se establecen estándares que deben ser cumplidos para obtener un indicador y una posterior mejora; el cumplimiento de estos indicadores promueve un cambio cultural y aumenta el grado de disciplina.
- Mejora en la gestión del riesgo: La gestión de grandes riesgos se puede hacer de forma centralizada y con una mayor visibilidad.
- Mejora en la administración de recursos: Los recursos tanto humanos como físicos son limitados y su mejor utilización conlleva a una mayor oportunidad de atender nuevos proyectos, con una gestión centralizada de la PMO se pueden distribuir de una forma eficiente.